【PTAの取り組み事例】
全般的なPTAでの取り組みについての資料や考え方を共有させていただきます。
実際に単Pで取り組んだり、採用した具体的な事例や施策ですので、単Pでの活動や意識改革にぜひお役立てください。
※あくまでも一例であり、すべてが正解ではありませんので、各学校の状況に沿ってご対応ください。
(1)本部役員内の情報共有ツール
本部役員内での情報共有ツールはグループウェアである「LINE WORKS」または「サークルスクエア」が導入しやすいと思います。
①行事や課題ごとに掲示板を作成して、ある程度の議論や検討はそこで進める。対面での打ち合わせ時間を少しでも短くする為であり、その掲示板自体が引き継ぎ資料にもなる。
②資料をアップロードして全員で確認する。
③年間の活動スケジュールを共有する。
④「サークルスクエア」には、簡易的なホームページ機能もあるので、年間スケジュールだけは一般PTA会員に公開する。
サイボウズの「kintone」や「サイボウズOffice」などのグループウェアは、上記と同様の機能が実現でき、PTA向けに格安でライセンス取得が可能です。
https://npo.cybozu.co.jp/team/
その他にも、「Evernote」や「Slack」などの情報共有が可能なツールが多くありますが、本部役員の移り変わりにより運営しにくくなる可能性もありますので、「操作性のわかりやすさ」を主眼として導入の判断をした方が良いかと思います。
各グループウェアについて、機能比較とスコアリングをしましたので、ご参考になればと思います。
【内部向けツール】
https://drive.google.com/file/d/1RTq7jpMtsPxv3F5L-wRz8iuzZTTOANp-/view?usp=sharing
【保護者向けツール】
https://drive.google.com/file/d/17pj2rKglego-66zfKG1H6zD58WekE-0N/view?usp=sharing
(2)情報発信
情報発信は「Facebook」を利用することが比較的簡単に取り組むことができると考えます。
例①
https://www.facebook.com/hachioji10pta/
その他にも、Instagram・Twitter・LINE公式アカウントや、独自HP・学校HP内のPTAページなどがありますが、効率的かつ永続的にメンテナンスが可能なツールを使用していくことが大事だと思われます。
(3)PTA運営の仕組みやマインドの共有
【PTAの手引き】
例①
https://drive.google.com/file/d/1ua_2ZagH5FWIoiJgIXnRV5_oHrvYSUk_/view?usp=sharing
例②
https://drive.google.com/file/d/1_DSBx9A_nAkPhgfxMGq3RE16XuNifnuV/view?usp=sharing
「PTAの手引き」を全家庭に配布して、「PTAってどんな活動しているのかわからない」という状況を作らないように、まずは運営の仕組みを知ってもらうことがPTAを理解するスタートになるかと思います。
【PTA活動PV】
https://drive.google.com/file/d/19GmbIXvOxX7tkLq6WjkUaCMmulz3lH0C/view?usp=sharing
委員会制度を導入しているのであれば、4月の保護者会(委員決め)の前の全体会で、1年間のPTA関連活動として、学校行事などと絡めたプロモーションビデオを見てもらい、少しでも運営イメージを高めてもらうと理解が深まると思われます。
※一部加工しているものもありますが、子どもたちの画像が含まれていますので、関係者内に留めていただきますようご留意ください。
(4)会議の回数を減らす＆会議の時間を短くする
対面での打ち合わせを減らすように意識する。
また、会議の時間を短くするようにファシリテートする。
(5)目的をふりかえる
本部や委員会で行なっている作業や運営などについて、その目的がなんなのかをふりかえる。
「それって必要なんだっけ？」
「別のなにかで代替できないの？」
「やらないと誰が困るの？」
という意識を持つことが重要です。
(6)とりあえずやってみよう
「とりあえずやってみよう」の精神で「まずは取り組む」ことが前に進む為の大事な要素であり、「ダメならまた変えればいい」という心持ちが重要かと思われます。
(7)PTA定期総会は書面のみで開催
対面で実施する定期総会の重要性もありますが、委任状が多く、出席者が少ない状態が多い為、議決権行使書を使用することで、総会議案に対する各会員の意思を表明する書類を提出してもらい、書面のみで総会を実施します。
GoogleフォームなどのWebツールを使用して、議決権行使書と同じ内容を作成して、電磁的決議を行うことにより、各会員からの提出も容易になり、決議結果の集約もラクになる為、主流となりつつあります。
【書面総会を採用する際の臨時総会での審議内容】
https://drive.google.com/file/d/1-wkEux2aIN1bUYAJoOhh2GqRruqS3qdF/view?usp=sharing
【書面総会用の議決権行使書】
https://drive.google.com/file/d/10V3OK2acKiAkhMHU8i975LyHiVY_XUMQ/view?usp=sharing
【書面総会後の報告書】
https://drive.google.com/file/d/1rGvkr_d0PGur6UQWhjUqDRPewnjGXhkU/view?usp=sharing
(8)本部役員の選考
①役員選考委員会のみなさんがアンケートを作成・配布して、少しでも「やってみてもいい」と回答した方々に対して、説明会を開催するので来て欲しいというお手紙を出す。
②本部役員主導で説明会を実施して、例のPVを見てもらいながら補足説明する。
③ご家庭の状況や制約事項などをヒアリングしながら、本部役員にマッチするかどうかを見極める。
ちなみに、PTA会員は女性保護者だけではないので、男性保護者にも意向を確認するアンケートにした方がいいです。
【PTA本部役員募集アンケート(1枚目)】
https://drive.google.com/file/d/1HreZhosXWL3ZY4ow49KEH-l5t9vI8RXc/view?usp=sharing
【PTA本部役員募集アンケート(2枚目)】https://drive.google.com/file/d/1gJmVFSSwGwxXun36fr0K8SiyWIdu4rTl/view?usp=sharing
(9)委員会業務や本部役員業務の夫婦間シェア
女性保護者だけではなく、男性保護者もPTA会員である為、委員や本部役員の業務をご夫婦でシェアすることも実現可能です。
お互いの負担を軽くできたり、相談できる相手が増えることで気持ちがラクになる効果もあります。
(10)何かを変えるときの備忘録
①変化させる目的や理由を明確にする
②結果としてどんないいことがあるのかを想い描く
③その想いの強さを持つ
④①〜③を仲間にうまく伝える
⑤自らが(最初に少し)動く
⑥変化することを恐がらないようにと仲間に伝える
⑦最終的には自分が楽しむことが一番の原動力
(11)会長心得
「会長心得」を以下にまとめて、次世代の会長に向けてどのような心持ちで対応していけばよいのかを共有する。
①会長の権限は会議招集権だけであることを認識して、独断専行して物事を決めないこと。
②すべての決め事は本部役員会で相談すること。周りの意見を聞きながら調整する。押しの一手ではダメ。
③意見が割れた場合の最後の決断は会長の仕事。決断に至る正当な理由を以って最後の決断を伝えること。
④女性が多い組織であり、実務は女性が担当する為、女性目線での意見や女性への気遣いを忘れないこと。
⑤なにごとも「とりあえずやってみる」の精神で問題ない。変化することを恐れないこと。また、それを周りに伝えること。
⑥誤った行動に対しては、その人に直接伝えた方がよい。誤った考え方に対しては、そうそうは変わらない為、議論しない方が得策。全員に伝える感じで諭すように伝えること。
⑦常にムリ・ムダ・ムラを意識して、改善に努めること。
⑧地域の方々には可愛がられること。しかし、言うべきことはきっちり伝えること。
⑨地域行事には極力参加して、交流すること。
⑩他の小学校のPTA運営を積極的に取り入れる意識を持つこと。
⑪PTA会則とPTAの手引きの内容は把握しておくこと。
⑫明るく、楽しく！
(12)男性副会長の役割
https://drive.google.com/file/d/16__q6hQw15eL9ptb-8782ivlCh7waNMG/view?usp=sharing
(13)全体運営に関する引き継ぎノート
カレンダースタイルの引き継ぎノートに、どの時期に何を検討・準備し始めるのかなどの情報が記載されていると安心感があります。このノート自体を電子ファイルに落とし込めると引き継ぎ資料としては有効だと思われます。
https://drive.google.com/file/d/12ceScFVpP-mgtbjp3AjS8GTTNFe8SYko/view?usp=sharing
(14)引き継ぎ資料
上記のノートと実際の運用を元に作ってもらった引き継ぎ資料です。
https://drive.google.com/file/d/1tnbcdA25p_rkBQyyQ7ZAnrW9qC-unXiH/view?usp=sharing
(15)おやじの会を活用しよう・つくろう
委員会や本部役員に男性が入りやすい組織にするにはおやじの会を活用することが重要。
なかったらつくる！
PTA本部役員や委員に組み入れる為のおやじの会ではないけど、飲み会や学校行事のお手伝いや地域行事への参加など小さいイベントを重ねていくと、熱い想いを持ったお父さんや「別にやってもいいよ」というお父さんは必ずいる。
おやじの会は「前に出やすい雰囲気」をつくってくれるはず。
(16)小P連として実施したワークショップ
2018年3月に実施したワークショップにおける各校からの意見集約結果を貼っておきます。
https://drive.google.com/file/d/1AGatiY-YOdcr_YxPUS0DMEH5SYzJbM5Q/view?usp=sharing
(17)任意加入の件
本質的には「入会届」と「退会届」を整備して、入会の意志表明と退会の自由化を実施すべきです。
ただ、それに対応するだけの仕組みと制度を整備しておかないと場当たり的な対応になってしまいます。
その為には以下の例のような「入退会の判断基準」を明確にしておくことが大事です。
(例)
PTA組織の必要性に対する理解度の浸透
PTA活動自体の頻度軽減と仕組みの簡略化
新たに入会しようとする保護者へのメリット・デメリットの明示
既存会員に対する退会した後の影響の明示(基本的には影響がないことが当然)
会費分を寄付金としてもらうかどうか？
実費が必要となる場合の整理
退会者が大量に発生した場合の運営(PTAとして活動する必要性の検討)
⇒完全ボランティア制への移行も視野に入れる
退会者への純粋なボランティア活動としての参加要請の要否
など
(18)PTAを楽しむための10のコツ
2019/2/3に開催した小P連研修会の講演資料です。
初めてPTAをやる人にはいいかもしれないです。
https://drive.google.com/file/d/1vgQTfD6jZmyxdsoKQW6qK-UUCe2D4QH5/view?usp=sharing
(19)研修会実施後のアンケート＆グループワーク集約
2019/2/3に開催した小P連研修会実施後のアンケート＆グループワーク集約結果です。
ご参考までです。
①アンケート集約(グラフ)
https://drive.google.com/file/d/1U8SNAa69Cq8ouF8rQonkQewLo0X_wB3-/view?usp=sharing
②アンケート集約(コメント)
https://drive.google.com/file/d/19VBWkc4e7yiv-hmzvWHrp70byFYlHq1_/view?usp=sharing
③グループワーク集約
https://drive.google.com/file/d/1bUSrBXk3rTAGWAES5MrZ0ZHLzd8OCs_v/view?usp=sharing
(20)PTA保険
PTA保険は一般的に以下の2つセットで加入していることが多いです。
①PTA団体傷害保険
②PTA団体賠償保険(対人・対物・受託物)
①はPTA管理下のPTA行事(総会や運営委員会で承認された行事)での傷害事故に対する補償です。
対象者(被保険者)はPTA会員、その児童、その同居の親族、PTAが参加を認めた者が基本です。
②はPTA管理下のPTA活動中での賠償事故に対する補償です。
対象者(被保険者)はPTAそのものです。受託物賠償についてはPTA会員とその児童が対象です。
このシンプルプランのPTA保険は、通常のPTA活動の範囲であれば十分だと思います。
だいたいひとりあたり、年間100円から200円ぐらいの保険料であり、人数報告方式の一括加入の契約形態です。
また、P連や行政などが独自に総合補償制度商品として採用しているところもあり、それでももちろん十分です。
こちらの総合補償制度商品は、補償範囲が広い(24時間補償など)保険を採用していることもあり、年額8,000円〜13,000円ぐらいの保険料となり、個人が各々記名をして加入する契約形態です。
これらのPTA保険において、「放課後子ども教室」に参加している児童が対象になるかどうかという問題があります。
放課後子ども教室用に個別に保険に加入している学校もあると思いますが、加入管理や保険料が高いというデメリットもあり、シンプルプランのPTA保険でカバーしているという学校もあります。
補償範囲が広い保険については、放課後の時間帯も範囲内なので全く問題ありません。
問題なのは、シンプルプランのPTA保険の場合です。
最近では、放課後子ども教室が増えてきていて、PTAの規約や会則によっては、放課後子ども教室をPTA管理下と認めない保険会社があります。
保険会社や代理店にあまり細かく「こういう場合はどう？ああいう場合はどう？」と聞くと、PTA側の規約や会則をよく理解してないのに、補償を広げる為に追加保険料を払わせる可能性があります。
放課後子ども教室への保険適用条件について、改めて調べてみた方が良いと思います。
約款の捉え方のグレーな部分を敢えて残しておくという考え方もありますが…
ちなみに、あるPTAでは、放課後子ども教室推進委員会のメンバーにPTA会長を参画させることとPTA総会資料に放課後子ども教室の活動報告を載せることで、「PTA管理下」であることを維持しています。
(21)運用改革が先？意識改革が先？
「現状見えている問題や不満に対して目先の運用を変える」ということも重要ですが、「問題や不満が発生しないような根本的な意識づくりと仕組みづくり＝楽しめるPTA＆理解を深められるPTA」も並行して行わないと対症療法的になってしまうので、二軸で考えた方がいいと思います。
(22)PTAで使用する費用の決裁基準
おそらくどなたかのPTA本にも書いてあったと思いますが…
突発的な支出などが必要になった場合に備えて、PTAとして使用する費用の決裁基準を設けた方が動きやすいです。
例えば…
8万円未満：本部会で決裁
8万円以上15万円未満：運営委員会で決裁
15万円以上：定期総会(もしくは臨時総会)で決裁
(23)ペーパーレスの本格化(主に保護者向けのおたより)
学校が導入している「マチコミ」や「マ・メール」などのメール配信サービスはPDFファイルも添付することができる為、PTA用のアカウントを割り当ててもらえる場合は、ペーパーレス化への道は早いと思われます。
もしくは、PTA独自でのペーパーレス化を進めるのであれば、
①「Wix」や「WordPress」などの簡易ホームページ作成ツールでホームぺージを作成して、メルマガ配信する。
②「がくぷり」などのおたより特化型のWebサービスを利用して、学年別・クラス別配信も可能にする。
https://gakupuri.jp/
③サイボウズのチーム応援ライセンス(https://npo.cybozu.co.jp/team/)を取得して「メールワイズ」を利用する。
④学校が導入しているメール配信サービスとは別のサービスを導入する。
いかにして全PTA会員に対してユーザー登録を推し進めることができるかということが重要ですが、導入した場合でも少なくとも1年間は、紙での配布も同時並行で運用する必要はあると考えます。
(24)課題管理表の作成
過去の課題も含めて将来に向けて課題管理表を蓄積していくことで、過去のどのような経緯でいまがあるのかを知ることができることはとても有効です。
【例】
https://drive.google.com/file/d/1pU2qYbvyRQNIvSbEre4BmSNdO314slES/view?usp=sharing
(25)PTAを楽しむ為のマンダラート
「PTAを楽しむ」為の8つの大項目を書き出して、それに関連する小項目をさらに8つ挙げています。
中心の大項目のテーマを変えて自分で作成することで、タスク整理や頭の整理にもつながります。
https://drive.google.com/file/d/1pt0VyQ4fnafwaN5LMoTPn4KbKKzMu7hw/view?usp=sharing
【PTAの効率化と適正化】
https://drive.google.com/file/d/1IPHMde0-jhKdbe5Qa3CcM5CPfGHFP7T5/view?usp=sharing
黄色網掛の「考え方」は、他の7個のすべての要素に共通することです。
赤文字部分は、重複して記載のあるものです。
(26)表記便覧
たまに「表記便覧に則ったおたより作成を」という依頼を学校から受けるPTAがあります。
PTAから配布する文書については、以下の理由から、一言一句に対して表記便覧を参照することはできかねるということを伝えれば問題ないです。
①PTAは学校とは別組織の団体であり、作成文書に対して学校側の強制力は受けない。
②PTA会長名および各委員長名にて作成している文書であり、学校からの文書ではないことを明確にしている。
③表記便覧は教職員に対する内向きな通達であり、それをPTAにまで適用することはPTAの本質ではない。
④校長会のP連担当の校長先生のご意見として、「PTAから配布する文書や広報誌については、常識の範囲内の文言や文章構成ならば問題ない」との見解をいただいている。
⑤すべての文書について、表記便覧を参照しながら作成することは、負荷が高く、現実的に不可能である。
(27)隣の学校はどんな運営？
近隣の学校がどんな運営をしているのかをまとめてみると話のネタになり、自校に取り入れるきっかけになります。
https://drive.google.com/file/d/1c2PntVC3ymH6jDNyAu95vrmE5lD6HASe/view?usp=sharing
(28)完全ボランティア制(サポーター制)への移行
(0)提起
就労家庭の増加やライフスタイルが多様化している現代において、PTA活動に掛けられる時間が少なくなってきている現状を鑑みて、様々な「前例踏襲」から脱却することで、保護者や教職員や子ども達が、より学校に愛着を持てるようなPTA活動に変革させていく必要がある。
PTAという任意団体にも関わらず、「強制感」の土台となっている委員会や一人一役を元にしたPTA活動について、あるべき姿に変更することが望ましい。
「入退会自由」という基本理念に基づいた、入会届や退会届の取り付け・退会家庭の差別化解消など、入口と出口を整備することも必要であるが、中身が従前どおりの「強制感」を感じる活動であるなら、ただ入会者が減り、ただ退会者が増えることになる。
まずは、第一義的に自由参加かつ簡素かつ楽しめる活動に進化させていくことで、「本来的な任意のPTA活動」が実現し、「入退会自由」を謳うことより優先されるべき対応である。
もちろん、「入退会自由」を推進・持続させることも重要なことです。
(1)移行前準備
①一人一役制あるいは委員会制を採用している場合は廃止(会則変更)
⇒本部役員会や運営委員会での承認後、臨時総会(Web開催or書面開催)にて会員の承認を得る。
②いままでの単P本部の活動内容・委員会活動内容・地域団体行事・P連行事・学校行事・学運協行事を洗い出す。
③絶対にやらないとならない行事(大項目)や活動(中項目)や業務(小項目)の抽出(残す判断基準は「子ども達がないと困ること」)
⇒サポーターが集まらないことも想定した判断とする。
⇒サポーターが全く集まらない場合は中止とすることも視野に入れる。
④残す行事(大項目)や活動(中項目)や業務(小項目)の内容と役割と必要人数を決める。
⇒サポーターが集まらないことも想定して、参加人数ごとに縮小実施案を決めておく。
⇒サポーターが少なくても多くても、同じ運用にできるような活動内容にしておく。
⇒本部役員としての役割と担当者(参加者)も決めておく。
⑤上記③以外は実施しないことの承認を得る。
⇒本部役員会内での承認で充分であると思われるが、不安な場合は、
上記①の会則変更の臨時総会(Web開催or書面開催)と同時に承認を得る。
⇒学校に関連することは校長と調整する。
⑥保護者には、サポーター制に変更することをおたより(Web媒体でも可)で報告する。
⑦メール配信システムを導入する(マチコミ・39メール・kintone・がくぷりなど)。
(2)募集運営
①3月もしくは4月に実施年度の行事予定・活動予定とその業務内容を保護者に報告する。
②対象活動の1ヶ月前と3週間前にサポーター募集の案内する。
③Googleフォームで募集・管理する。
④募集状況を1週間前にご保護者に報告する。
(3)単P管理外の活動について
①学校
運動会や学芸会・音楽会などの大きな行事については、特に不要(なくても困らない)な作業や業務がありがちである為、学校側と取り決めしておく。
例えば、運動会の来賓のお茶出しなどの「どうでもいいこと」など。
②地域団体
青少年育成団体・町会・自治会などの地域団体行事についての運営方法(お手伝い方法)は、当該団体の代表者と調整する。
⇒各地域によって各団体との関係性も異なる為、慎重に進める。
⇒新年度の町会や自治会への挨拶回りなどの儀礼的な活動は省略する。
⇒地域団体の行事内容についても、単Pや学校から改善案を提示することで変えていけることも多々ある。
③P連
P連については、各地域によって市区町村P連・都道府県P連・日Pなどの加盟形態もまちまちであり、P連ごとの方針や各単Pの関わり方の方針によって左右される。
単Pからの動員が必要な行事がある場合は、サポーター制とすることで参加人数が少ないことがあることを伝える。
【案内文書】
https://drive.google.com/file/d/15kRehzq1pK7Wos74jVJ-0bvdQ5_mV5ji/view?usp=sharing
【概要説明資料】
https://drive.google.com/file/d/1tKz1xTX8a7QXUZWIdX6mlsexPzSr7JvS/view?usp=sharing
(29)ウェブベルマーク
ウェブベルマークへ一本化したり、既存のベルマーク活動と併用することも可能ですので、スリム化のひとつとして活用できるかと考えます。
【ウェブベルマーク】
【ウェブベルマークへの活動移行のお知らせ】
https://drive.google.com/file/d/18nPiTpW862xbhdaV31vemcVUu97fwNiC/view?usp=sharing
(30)P連(P協議会)の概要と在り方
①市区町村P連がP連としての最小単位であり、自治体によっては、都道府県P連や日本PTA全国協議会に加盟していないP連もある。
②最も大事な役割としては、各単Pの運営の下支えをしつつ、活動内容や運営方法・課題を横展開して情報共有することで、より良い単P運営に向けた意識や考え方を醸成することである。
③具体的に醸成すべき内容としては、前年踏襲ではなく常に変化に対応できる体制や仕組みにする、委員会体制変更やサポーター制などを導入して強制的な委員会募集を解消・低減する方法を共有する、任意性の促進としての入退会届の指針を共有するなど、将来に向けて、特別なスキルや心意気がなくても、ライトな気持ちで誰でも単P運営ができるように仕向けていくことが重要である。
④スケールメリットが活かされる場面としては、行政に対する次年度の予算要望や個別の意見具申において、学校設備や地域安全などに資する内容を行政に対して提言することである。
⑤P連の活動については、専門の事務局(有償)を置いているP連もあるが、概ね単Pの会長や副会長をP連内の委員や本部役員に充てることになり、P連の活動内容によっては負担が大きくなり、モチベーションの低下やP連からの脱退に繋がることがある。
その為、昨今の単P運営の効率化・適正化に倣い、P連の会議体などの基本運営の見直し(オンラインと対面の使い分けや書面総会・Web総会の導入など)やイベント・行事・広報誌などの在り方改善が必要であることが多い。
⑥在り方はともかく、市区町村P連の中で全てが完結する為、都道府県P連や日Pに加盟する必要性は感じられない。それらの組織からの情報提供はあるものの、市区町村P連の中で咀嚼しても、単Pや保護者への落とし込みが難しい部分が多い傾向にある。
PTA保険を制度商品化して割安の保険料での加入を可能としているP連もあるが、単Pで個別に保険会社や保険代理店と契約することで問題はなく、割安な保険料適用はされないが、その為だけにP連に固執する理由はない。
⑦単PではPTA加入の任意性が求められていることから、P連加盟・非加盟についても、毎年度の意向確認が必要なのかもしれない。
その為にも、P連としては意味のある・意義のある活動を実施しつつ、強制感がなく、負担の少ない仕組み・運営方法に変革させる必要がある。